Provincie Gelderland omarmt digitale toegankelijkheid

Case

In 2021 willen (en moeten) overheidsinstellingen, waaronder provincies, voldoen aan de wettelijke digitale toegankelijkheidseisen. Dat is geen geringe klus en dus is het belangrijk dat dit traject zo succesvol en effectief mogelijk verloopt. Daarom stelde de provincie Gelderland een projectleider Digitale Toegankelijkheid aan, Anya van Beek. Zij is aan de slag gegaan met het vormgeven van dit proces.

‘Digitale toegankelijkheid gaat over inclusiviteit, maar ook over de kwaliteit van je digitale kanalen, inclusief content, zoals leesbaarheid en begrijpelijkheid van de teksten, formuleren, video- en audiomateriaal. Het is de rode draad van de digitale dienstverlening binnen de organisatie’. Digitale toegankelijkheid raakt namelijk alle onderdelen van de provincie Gelderland, waarin ongeveer 1.500 medewerkers digitaal dienstverlenend zijn aan anderen binnen en (vooral) buiten de organisatie.

Data

is het jaartal waarin de Provincie alle digitale kanalen toegankelijk wil hebben: 2021
zoveel mensen werken bij Provincie Gelderland: 1.500
van de medewerkers bewust bekwaam maken – dat is het doel: 80 %

Doel

In 2021 wil de Provincie voldoen aan de wettelijke digitale toegankelijkheidseisen. Dat betekent dat alle digitale kanalen van de provincie toegankelijk moeten zijn, inclusief content, en digitale toegankelijkheid geborgd is in het regulier proces van digitale dienstverlening.

Vertrekpunt

Al sinds 2008 is de provincie bezig met het implementeren van de webrichtlijnen. Met de veranderende wetgeving, zowel op nationaal als op Europees niveau, is het belangrijk dat toegankelijkheid structureel verankerd zit in de digitale kanalen en eigenlijk in de hele bedrijfsvoering van de provincie. Om dit proces vorm te geven heeft projectleider Anya van Beek de Toegankelijkheidsladder ontworpen. Hierin komen alle onderdelen van het toegankelijkheidsproces aan de orde.
Stap 1 was het vinden van een ‘eigenaar’, een opdrachtgever bij de provincie. Omdat toegankelijkheid veel verschillende facetten raakt – waaronder communicatie, maar ook techniek en dienstverlening – werd de opdracht uiteindelijk bij de afdeling Bedrijfsvoering ondergebracht.
Van Beek vertelt: 'Nu konden opdrachtgever en opdrachtnemer, ik dus, om de tafel gaan zitten en bespreken wat er nodig was om deze organisatie naar 2021 te brengen op het gebied van toegankelijkheid. Daarna ben ik me gaan verdiepen in het onderwerp. Zodat ik vanuit de inhoud het proces kan inrichten.'
De onderdelen van de Toegankelijkheidsladder zijn Inventarisatie, Ontwikkeling, Besluitvorming, Implementatie en Borging. Op dit moment staat de provincie op de onderste trede van de ladder. ‘We voeren nu een nulmeting uit, op techniek en organisatie. Welke online kanalen zijn er, hoe werken ze, zijn ze duidelijk voor bezoekers, is er veel wildgroei, en ga zo maar door’, vertelt Van Beek.
‘Door een integrale aanpak, waarvoor op strategisch niveau het fundament wordt gelegd, kan de provincie naar verwachting op een juiste wijze de wettelijke verplichting en eigen richtlijnen voor toegankelijkheid van informatie invoeren, toepassen en controleren. Daarom ligt het voor de hand om de aanpak van digitale toegankelijkheid in organisatie op te pakken door middel van een meerjarig en gefaseerd project of het liefst een meerjarig programma’.

Uitdagingen

Op dit moment is nog een groot deel van de medewerkers ‘onbewust onbekwaam’, zegt Van Beek. Dat betekent dat je veel zal moeten doen aan educatie en training op dit onderwerp. Want als medewerkers zich niet bewust zijn van de noodzaak én hun rol binnen dit thema wordt het heel moeilijk om digitale toegankelijkheid in de organisatie te borgen.
Bovendien heeft de provincie ook te maken met leveranciers, zoals marketingbureaus en wordt er samengewerkt met andere organisaties, zoals applicatiebouwers. Ook onder deze externe partijen is sprake van onbewuste onbekwaamheid. Vaak is men niet bekend met de richtlijnen of weet niet hoe deze richtlijnen in de praktijk toe te passen.
‘Ik vind dat digitale dienstverlening voor iedereen een normale zaak moet zijn. Zet je bril maar eens af en probeer zonder bril het nieuws op een website te lezen, hoe voelt het? Hiermee helpen we niet alleen mensen met een functiebeperking maar ook iedereen die te maken heeft met tijdelijke ‘beperkingen’, zoals bij een geblesseerde pols waardoor je de muis niet goed kunt bedienen of een slecht gehoor gehoor hebben in een overvolle trein.
Het moet dus ook geen straf zijn om je organisatie te verbeteren, vindt ze. Maar een kans om je digitale processen op orde te hebben. Dat komt de kwaliteit van je dienstverlening alleen maar ten goede, die bovendien niemand buitensluit.

Oplossing

Op dit moment loopt de inventarisatie, begeleid door Marco Hout van Intercity Consultancy. Binnen de provincie zijn er 20 trekkers die met een geavanceerde digitale vragenlijst langs de afdelingen gaan om te vragen naar welke websitesystemen er zijn en in hoeverre die toegankelijk zijn. Marco Hout vertelt hierover: ‘We merken dat het helpt als je de mensen die je ondervraagt ontzorgt. Dus de vragenlijsten zijn al voor een deel geautomatiseerd ingevuld. We zeggen mensen: dit is wat we hebben staan, kun je een rondje over de afdeling lopen en inventariseren of we nog websites of systemen en hun toegankelijkheid over het hoofd zien?

In oktober 2019 organiseren Hout en Van Beek testdagen met gebruikers met een functiebeperking. ‘De gebruiker staat centraal en is onderdeel van ons gezamenlijk succes. Deze experts zijn deels extern, maar ook intern, dus die al werkzaam zijn bij de provincie. Deze input is erg belangrijk en wordt gebruikt voor eindinventarisatie.’

Marco Hout licht toe waarom deze testdagen zo belangrijk zijn. ‘Je hebt de wetgeving waaraan moet worden voldaan, maar je hebt ook de realiteit. Onze inwoners en medewerkers hebben te maken met die realiteit. Door de experts aan de slag te laten gaan met de websites van de provincie ontdek je waar ze vastlopen. Sommige functionaliteiten zijn misschien niet wettelijk verplicht, maar zijn makkelijk aan te passen en verhogen de gebruiksvriendelijkheid en dus de toegankelijkheid enorm.’

Beiden benadrukken dat de meeste mensen, zowel de medewerkers als de externe partijen doorgaans van goede wil zijn. ‘Men heeft hier simpelweg nog nooit over na hoeven denken.’ In de verbeteradviezen wordt dus ook meegenomen hoe de provincie ervoor zorgt dat digitale toegankelijkheid zowel intern als extern verankerd kan worden. ‘Want uiteindelijk is het doel om kwaliteit te leveren aan álle inwoners en medewerkers.’

En nu...

Na de inventarisatie stelt Hout de impactrapportage op en wordt deze gepresenteerd aan management en directie. Op basis hiervan wordt een verbeterplan gemaakt waarin de kaders genoemd staan, de maatregelen worden gevat én uiteraard het benodigde budget wordt benoemd.

‘Als er een besluit is genomen op basis van het verbeterplan beginnen we met de uitvoering,’ zegt Van Beek. ‘In samenwerking met de verschillende afdelingen en experts digitale toegankelijkheid’.

Communicatie het sleutelwoord in dit proces, meent Van Beek. ‘Zo zijn er in het Provinciehuis fysieke borden geplaatst waar informatie gedeeld wordt over bijvoorbeeld dyslexie, autisme en laaggeletterdheid. Ook op digitale borden komt elke week een doelgroep informatie. Want dit zijn groepen die onvoldoende toegang hebben tot onze informatie en dienstverlening. In het organisatienieuws wordt dan gedeeld waarom deze borden zijn geplaatst en welke handvaten en handreikingen er zijn om nu al zo mogelijk aan de slag te gaan met digitale toegankelijkheid.’ In samenwerking met Stichting Accessibility is Van Beek ook bezig met het ontwikkelen van een checklist voor de websites. ‘Dan maak je je beleid concreet. Verwijzen naar alleen de Europese standaarden is onvoldoende en veel te ingewikkeld, veel te technisch.’

En binnen provincie Gelderland loopt een pilot om toegankelijkheid nu al beter in te voeren. ‘Websites moeten voldoen aan eisen van veiligheid en privacy in het kader van de AVG. Dat proces loopt toch al, dus dan is het handig om met vergelijkbare digitale opgaven samen op te trekken en werken aan één pakket van de wettelijk gestelde websites vereisten. Op die manier geven we een uniforme handreiking aan de collega’s die hiermee bezig zijn.’

Het is belangrijk dat er structureel beleid komt ten aanzien van digitale toegankelijkheid. Nu gebeurt te veel nog ad hoc, moeten zaken achteraf gerepareerd worden terwijl je de problemen die zijn ontstaan beter had kunnen voorkomen. Daarom is het goed dat dit traject in gang is gezet. En hoewel het traject eindigt in 2021, wil dat niet zeggen dat het proces als geheel stopt. ‘Als provincie blijf je werken aan een inclusieve organisatie die niemand buitensluit’, besluit Van Beek. ‘Elke dag als ik naar het provinciehuis loop, betreed ik de trap waar staan de volgende woorden gegraveerd: ‘Allen die zich in Nederland bevinden, worden in gelijke gevallen gelijk behandeld. Discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, is niet toegestaan’, artikel 1 van de Grondwet. Dat is wie we zijn en hoe we werken binnen het provinciehuis Gelderland!

website Provincie Gelderland

‘Digitale toegankelijkheid gaat over veel meer dan alleen hulp bieden aan mensen met een beperking. Het gaat namelijk over de kwaliteit van onze digitale dienstverlening. Digitale toegankelijkheid hoort als vast onderdeel in het strategische plan digitale dienstverlening te zitten.’
‘Daarom omarmt de Provincie Gelderland deze opgave én neemt het serieus. Het is immers een wettelijke opgave, maar het laat bovenal zien hoe je als organisatie wilt zijn. En dat is inclusief, voor iedere Gelderlander.’

Anya van Beek-Korotkova Projectleider Digitale Toegankelijkheid Gelderland

Artikel 1 van de Grondweg - allen gelijk behandeld

Drempelvrij zijn belangrijk voor Woerden en Oudewater

Beleid

Digitale omgeving

Digitale toegankelijkheid is een onderwerp van aandacht voor de gemeenten Woerden en Oudewater. De inkoopvoorwaarden zijn aangepast waardoor digitale toegankelijkheid verankerd wordt.
Ischa Gast over toegankelijkheid bij Schiphol

Onderzoek

Digitale omgeving

Gebruikerstesten leveren voor de digitale toegankelijkheid veel bruikbare informatie op. Schiphol gebruikt die inzichten voor de verbeterslag op hun website.
Verbond van Verzekeraars aan de slag met toegankelijkheid

Nieuws

Digitale omgeving

Een bijeenkomst voor de branche waar het onderwerp digitale toegankelijkheid centraal stond. Ervaringsdeskundige Tom Hessels liet zien waar hij tegenaan kan lopen bij het bezoeken van een website. Het kwartje viel bij de bezoekers.