Pdf’s toegankelijk maken, zo pakt de Inspectie van het onderwijs dat aan

Case​

Overheidsinstanties maken veel gebruik van pdf als formaat voor onlinedocumenten en formulieren. Maar pdf’s zijn niet standaard toegankelijk. Dat betekent dat organisaties aan de slag moeten met het toegankelijker maken van deze documenten. Bij de Inspectie van het Onderwijs delen ze hun kennis over hoe je dit precies kunt aanpakken. Jaarlijks produceert de onderwijsinspectie namelijk tussen de 500 en 1000 pdf’s. Marloes Neven, Communicatieadviseur Digitaal, vertelt over het belang van bewustwording, kennisdeling en het herkennen van hobbels.

Cijfers

jaarlijkse pdf’s
500-1000
als startjaar om de pdf’s in de tooling toegankelijk te krijgen
2019
zoveel mensen werken bij de Onderwijsinspectie
600
populaire Word-sjablonen toegankelijk krijgen, dat is een van de doelen
5

Doel

‘Binnen de onderwijsinspectie hebben we twee grote brokken aan documenten die in pdf verschijnen’, vertelt Marloes Neven. Er zijn de onderzoeksrapporten van scholen, schoolbesturen en onderwijsinstellingen die elke vier jaar beoordeeld worden. Dit zijn geautomatiseerd aangemaakte rapporten die verschijnen via de website zoekscholen.nl en worden gegenereerd door een tool, de Rapporteditor-tool. De inspecteur van dienst vult de schoolgegevens in en voegt het verslag toe, en de tool maakt een rapport dat direct op de website gepubliceerd wordt. Daarnaast zijn er de handmatig gemaakte rapporten. Dit zijn bijvoorbeeld lopende onderzoeken rondom een bepaald thema. Deze worden gemaakt in speciaal daarvoor ingerichte Word-sjablonen.  

In totaal gaat het jaarlijks om 500 tot 1000 documenten die in de basis niet toegankelijk waren. ‘Ons doel is ervoor zorgen dat je toegankelijkheid inbouwt in de tools die gebruikt worden om documenten te genereren, zodat het aan het einde van het proces minder tijd kost. Voor nu richten we ons op de documenten die voor extern gebruik bedoeld zijn. In de toekomst gaan we ook aan de slag met interne documenten. Als organisatie willen we in onze digitale dienstverlening ook voldoen aan de Webrichtlijnen in brede context. Zoals we verplicht zijn.’ 

Vertrekpunt

  • Binnen de Onderwijsinspectie liep het traject om pdf’s toegankelijk te maken al langer. Collega Riny ten Böhmer, adviseur digitale communicatie bij Klantcontact, zette zich eerder actief in om de organisatie bekend te maken met het thema toegankelijkheid. Marloes Neven startte in januari 2019 in haar functie met deze opgave in haar takenpakket. 

  • Het laten aanpassen van de automatische tool die de onderzoeksrapporten genereert was een van de dingen die op haar lijst stond. En ook de Word-sjablonen moeten worden aangepast zodat zij tot toegankelijke pdf’s geconverteerd kunnen worden. 

  • Behalve technische veranderingen doorvoeren vindt Neven het ook belangrijk dat haar collega’s een training krijgen in het werken met deze toegankelijke tooling en sjablonen. Daarbij krijgt kennisuitwisseling met andere organisaties aandacht. Want ‘vaak is het wiel al eens uitgevonden, en dan is het zonde als iedereen dat opnieuw probeert te doen.’ 

  • ‘De Inspectie van het Onderwijs heeft als grote voordeel dat we al veel expertise over digitale toegankelijkheid in huis hadden. Als organisaties geen Riny in huis hebben doen ze er goed aan om toch echt iemand vrij te maken om dit onderwerp te trekken.'

Uitdagingen

  • In het kader van bewustwording moesten de managementteams van de verschillende sectoren (zoals Primair Onderwijs of Speciaal onderwijs) meegenomen worden in de ambitie om de onderwijsinspectie toegankelijker te maken. De reacties waren verschillend, want het was nog niet voor alle sectoren duidelijk hoeveel werk er op hen af zou komen. Marloes Neven weet wel waar dat aan lag: ‘We konden bijvoorbeeld nog geen sjabloon laten zien dat was aangepast. Daarnaast moesten de trainingen nog gegeven worden, dus ervaringen van collega-cursisten hadden we nog niet’

  • Ook in technisch opzicht blijven er hobbels die genomen moeten worden. ‘Er zijn aspecten die heel lastig blijven, zoals het toegankelijk maken van tabellen. Ook de infographics waren nog niet toegankelijk toen we de automatische tool hadden laten aanpassen. Het is veel werk om dit goed functionerend te krijgen.’

  • Het is niet eenvoudig, toegankelijkheid is als thema ontzettend breed en je moet veel uitzoeken voordat je aan de slag kunt. Zelf heb ik bij mijn aantreden een mindmap gemaakt (zie onderaan - red.), zodat ik kon onderzoeken wat dit precies voor thema was en waar in het proces ik kon gaan aanhaken. Dat aanhaken is belangrijk. Want de processen lopen toch al, dus is het slim om te kijken waar je toegankelijkheid kunt gaan implementeren.’

Oplossing

Het aanpassen van de toegankelijkheid van infographics gaat wel lukken, maar tabellen blijven onderwerp van onderzoek, aldus Neven. En inmiddels is van een van de meest gebruikte Word-sjablonen een toegankelijke versie gemaakt. Daardoor wordt het een stuk duidelijker voor MT én medewerkers hoe het toegankelijk maken van een document in zijn werk gaat. 

Bewustwording staat ook nog steeds hoog op de lijst. ‘We organiseerden een hele campagne, via het intranet, via posters, via een lunchlezing, via trainingen. Langzaam maar zeker begint het steeds meer te leven. Ook de sessie die Stichting Accessibility begeleidde heeft grote indruk gemaakt. Tom Lankamp van Stichting Accessibility, zelf blind, toonde hoe hij als visueel beperkt persoon navigeert in een document of website en gebruik maakt van spraaksoftware. Dan pas beginnen mensen te snappen waarom de richtlijnen zijn zoals ze zijn.’ 

En nu...

De Inspectie van het Onderwijs heeft grote stappen gemaakt dit jaar. Marloes Neven hoopt vooral dat haar collega’s zich nu echt bewust zijn van digitale toegankelijkheid. ‘Hoe fijn is het als iemand aan de slag gaat met een handmatig rapport, en zich in een vroeg stadium realiseert: ‘Oh ja, digitale toegankelijkheid? Hoe zat het ook al weer? Volgens mij moet ik het nieuwe sjabloon gebruiken.’ Want begin je bij de bron, dan scheelt het later een hoop extra werk.’ 

Binnenkort wil Neven een minionderzoekje houden op het intranet. ‘Mede dankzij de inzet van collega Riny hebben we het idee dat we best een groot draagvlak voor toegankelijkheid hebben bij de Onderwijsinspectie. Maar ik ben heel benieuwd hoeveel er echt is blijven hangen. En zo’n poll is meteen weer een manier om mensen opnieuw bewust te maken.’ 

Foto's

  • Voorblad rapport Inspectie
  • Kwaliteitdiagram Onderwijsinspectie met de kleuren groen, geel, rood
  • Handgeschreven Mindmap van communicatieadviseur digitaal bij de Onderwijsinspectie

Tags

  • communicatie
  • kennisdeling
  • mindmap
  • Onderwijsinspectie
  • pdf

‘Wat je vooral niet moet doen? Mensen iets opleggen en ze dwingen om ‘weer een nieuw systeem te leren’. Dan krijg je ze echt niet mee, en bovendien bouw je zo niet aan de borging van kennis. Je hoeft ook geen hallelujah-verhaal af te steken, hè? Het is belangrijk, het is verplicht en we moeten er allemaal mee aan de slag. Ik zie het als mijn taak om mensen hierin zo goed mogelijk te ondersteunen.’ 

Marloes Neven Communicatieadviseur digitaal Portret Marloes Neven
Marloes en Riny van de Onderwijsinspectie met een presentatie over Digitoeganklijkheid

Zie ook

  • Ischa Gast over toegankelijkheid bij Schiphol

    Onderzoek

    Gebruikerstesten leveren voor de digitale toegankelijkheid veel bruikbare informatie op. Schiphol gebruikt die inzichten voor de verbeterslag op hun website.

    Luchthaven Schiphol met verkeerstoren en vliegtuigen

  • Provincie Gelderland over inclusiviteit

    Beleid

    De provincie Gelderland stelt een projectleider Digitale Toegankelijkheid aan. Ze zijn aan de slag gegaan met het vormgeven van het proces rondom digitale toegankelijkheid om tijdig klaar te zijn voor de wetgeving in 2021.

    Artikel 1 van de Grondweg - allen gelijk behandeld

  • Pdf-documenten toegankelijk maken Deel 1 - Zo doe je dat

    Content

    Je kunt een PDF-bestand indexeerbaar maken zodat het te gebruiken is door iedereen. Hoe doe je dit? Zelfs zoekmachines indexeren toegankelijke pdf's beter.

Ook aan de slag met digitale communicatie die voor iedereen toegankelijk is?

Wij helpen je op weg. Zodat je zelf aan de slag kunt gaan binnen jouw organisatie. Als je wilt ondersteunen we je ook met advies, realisatie, trainingen en audits. Wil je hier contact over hebben? Bel of e-mail ons, of laat een bericht achter.

Accessibility

030-2398270