Pdf-documenten toegankelijk maken Deel 1 - Zo doe je dat

In het kort

• Een toegankelijke pdf is beter leesbaar door screenreaders en andere hulpapparatuur voor mensen met een functiebeperking
• Toegankelijke pdf's zijn beter te indexeren waardoor ze beter gevonden worden door zoekmachines
• Wil je een pdf-document toegankelijk maken, dan kun je dat het beste vanuit het bronbestand doen, bijvoorbeeld in Word
• Als het bronbestand niet meer beschikbaar is, dan kun je een pdf toegankelijk maken in Adobe Acrobat Professional
• Je kunt zelf leren hoe je pdf's toegankelijk maakt via een van onze trainingen, maar wij kunnen je pdf's ook bewerken voor je

Waarom toegankelijke pdf's?

Pdf's moeten toegankelijk zijn om voor mensen met een functiebeperking leesbaar te zijn. Niet-toegankelijke pdf's zijn namelijk niet goed te lezen door hulpapparatuur zoals screenreaders en voorleessoftware. Maar er zijn nog meer redenen om pdf's op je website toegankelijk te maken: ze zijn namelijk beter doorzoekbaar voor zoekmachines. En dat is weer goed voor de zichtbaarheid en score van je website. En tot slot: toegankelijke pdf's zijn een vereiste voor toegankelijke websites. 

Wat is een toegankelijke pdf?

Een toegankelijke pdf bestaat uit twee lagen: de visuele laag en een laag met codes. De visuele laag is wat je ziet, en de laag met codes zorgt ervoor dat hulpapparatuur de pdf goed kan interpreteren. Zonder deze codelaag is het document ontoegankelijk. Naast deze twee lagen heeft een toegankelijke pdf metadata. Deze data bevat onder andere de taal en documenttitel.

Waar moeten toegankelijke pdf-documenten aan voldoen?

Een pdf-document moet aan dezelfde voorwaarden voldoen als een webpagina: deze is toegankelijk als het voldoet aan alle relevante succescriteria van WCAG 2.1 AA.

Toegankelijke pdf's stap voor stap

Start altijd met de vraag of de informatie in een pdf ook als informatie op een gewone internetpagina geplaatst kan worden. Zo ja, kies daar dan voor. Op die manier is de informatie meteen beter leesbaar op bijvoorbeeld mobiele apparaten en doorzoekbaar via de interne zoekmachine. Lukt dit niet, ga dan op zoek naar de herkomst van het pdf, het zogenaamde bronbestand. Probeer die vervolgens toegankelijk te maken. Is er een externe partij zoals een ontwerpbureau of een softwareleverancier betrokken? Stem dit dan ook met hen af, ook met oog op toekomstige documenten.

Bronbestanden

Pdf's zijn bestanden die vanuit andere bronbestanden zijn gecreëerd. Bij het maken van een toegankelijke pdf is het dus belangrijk dat je weet welk bronbestand je hebt. Vanuit het bronbestand maak je namelijk je pdf aan. Als je bronbestand toegankelijk is, kun je dat vervolgens eenvoudig omzetten naar een toegankelijke pdf. De herkomst van pdf bestanden is meestal te verdelen in:

• Word-documenten en andere kantoorformaten
• Adobe Indesign-documenten (vaak van een externe ontwerpstudio)
• Automatisch gegenereerde pdf-documenten uit een Document Management Systeem

Het is erg belangrijk om bij het maken van een toegankelijke pdf bij de bron te beginnen. Hoe beter een bronbestand is gestructureerd, hoe gemakkelijker je deze kunt omzetten naar een toegankelijke pdf.

Bewerken van pdf bestanden

Het is mogelijk om pdf-bestanden in verschillende programma’s na te bewerken. Het meest bekende programma is Adobe Acrobat Professional. Hiermee is het mogelijk om bestaande pdf-bestanden te evalueren, repareren en te verbeteren. De Pro-versie is een vereiste om aan de documenten te werken. Een alternatief voor Adobe Acrobat professional is Nuance Power PDF. Ook Nuance biedt de mogelijkheid om de toegankelijkheid van een pdf aan te passen.

Waar moet ik rekening mee houden bij het bronbestand?

Zorg ervoor dat de volgende onderdelen in het bronbestand op orde zijn:

• Titel

Een goede titel is belangrijk voor bezoekers met verschillende beperkingen. Het biedt een belangrijk hulpmiddel, want het geeft direct inzicht in de inhoud van een document. Geef daarom altijd een betekenisvolle titel aan een document. Vermijd extensies zoals .doc of .pdf in de titel. De titel kun je in Word instellen via de bestandseigenschappen.

• Taal

Geef aan in welke taal de teksten zijn geschreven. Meestal heeft een document maar één taal. Word en PowerPoint beschikken over een automatische taaldetectie waarmee de taal van het document ingesteld kan worden.

• Koppen

Koppen geven structuur aan de pagina. Zorg er daarom voor dat je de kopregelhiërarchie (h1, h2, h3) aanhoudt, dus niet van 'h1' ineens naar 'h3' gaan. Gebruik hiervoor de kopstijlen van Word (bijvoorbeeld ‘Kop 1’, ‘Kop 2’ , ‘Kop 3', et cetera). In Adobe InDesign kun je dit instellen via de Alineastijlen. Let op: het opmaken van een kop met alleen vette letters ('bold') is niet de juiste manier. Voorleessoftware herkent dan niet dat dit een kop is.

• Lijsten

Lijsten moeten correct opgemaakt zijn. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de lijst-functie in Word. Want ook hier geldt: het alleen visueel simuleren met bijvoorbeeld sterretjes of streepjes geldt niet als toegankelijk.

• Tabellen

Gebruik een tabel bij voorkeur alleen voor data en niet voor de lay-out (zoals bijvoorbeeld kolomweergave of kadertekst). En maak tabellen niet te complex, dit kan lastig zijn voor gebruikers met voorleessoftware. Een tabel bestaat altijd uit tabelkoppen en tabelcellen.

• Afbeeldingen

Geef functionele afbeeldingen een duidelijk beschrijvende alternatieve tekst. Op deze manier worden de afbeeldingen 'zichtbaar': screenreaders kunnen de beschrijving dan voorlezen.

Bronbestand niet meer aanwezig (nabewerking en controleren)

Wanneer het bronbestand niet meer aanwezig is en de pdf toch toegankelijk gemaakt moet worden, is het mogelijk om met Adobe Acrobat Professional te gaan nabewerken. Met het onderdeel 'toegankelijkheid' kun je de pdf controleren op toegankelijkheid en/of de pdf nabewerken en de codelaag aan te passen.

'Drukwerk pdf' en 'online pdf' verschillen van elkaar

Ontwerpstudio's worden vaak ingeschakeld voor het ontwikkelen van voorlichtingsmateriaal. Vaak sturen organisaties dit drukwerk als pdf naar een drukkerij. Het is goed om te weten dat een pdf-document dat naar de drukker gestuurd is normaal gesproken geen toegankelijk pdf-document is. Wanneer een ontwerp volgens de eerdergenoemde structuur is opgemaakt, kun je er met de juiste manier van exporteren meestal gemakkelijk een toegankelijke pdf-versie van maken.

Zo krijg je de hele organisatie mee

De originele bronbestanden van pdf-documenten zijn doorgaans afkomstig van verschillende mensen, verschillende systemen en verschillende afdelingen, soms diep in de organisatie. Daarom wordt het toegankelijk maken van pdf-documenten vaak al snel een organisatievraagstuk. Het activeren en enthousiasmeren van de organisatie over dit onderwerp kost aandacht en tijd, en wordt daarom meestal beschouwd als een lastigs onderdeel in een toegankelijkheidstraject. Wanneer een organisatie goede templates kan delen en goede instructies aan medewerkers kan geven helpt dat enorm in het stroomlijnen van dit proces. We hebben veel ervaring met het implementeren van toegankelijkheidstrajecten, dus laat het ons gerust weten als we je organisatie hierin kunnen ondersteunen.

Zelf pdf's toegankelijk maken? Volg een training

Wil je je kennis over toegankelijke pdf's bijspijkeren? Neem contact met ons op voor informatie over onze trainingen. Wij geven ook verschillende trainingen over hoe je toegankelijke pdf-documenten moet maken.