Pdf-documenten toegankelijk maken Deel 2 - Stappenplan, tips en uitleg

Stappenplan pdf's toegankelijk maken

Om het proces van het toegankelijk maken van pdf's zo efficiënt mogelijk te laten verlopen geven we hier een aantal stappen die je kunt volgen.

Stap 1 - inventariseer huidige pdf's

Je moet weten wát je precies toegankelijk moet maken. Daarom is het belangrijk om een goed overzicht te krijgen.

In deze inventarisatie stel je het volgende vast:

• Om hoeveel pdfs' gaat het?
• Wat laten de gebruikersstatistieken zien? Voor weinig gebruikte pdf's kan misschien een andere toegankelijke oplossing gevonden worden.
• Wie zijn de leveranciers van de pdf's? Interne partijen of externe partijen? Dat is belangrijk omdat je zo in kaart brengt hoe je aan de bronbestanden voor de pdf's komt. 
• Hoe relevant zijn de pdf's? Zijn ze nog actueel? Pdf's die zijn komen te vervallen of verjaard zijn kunnen misschien verwijderd worden of eventueel vertaald worden naar een toegankelijke html-omgeving.

Stap 2 - prioriteer huidige pdf's

Nadat je de pdf's hebt gesorteerd en hebt bepaald welke wél en welke níet relevant zijn, ga je op deze manier aan de slag met het toegankelijk maken.

• Belangrijke en veelgebruikte pdf's pas je het eerste aan als je pdf's toegankelijk maakt
• Voor informatie die erg belangrijk is en/of veelgebruikt raden we aan om een alternatief te bedenken, omdat pdf voor dit type informatie niet altijd het juiste formaat is. 
   

Stap 3 - vanaf nu alle nieuwe pdf's toegankelijk

Als er niets mankeert aan een document, hoef je ook niets te repareren. Zo zorg je ervoor dat alle pdf's die vanaf nu aangemaakt moeten worden direct toegankelijk zijn. 

• Zorg ervoor dat de kwaliteitseisen voor interne en externe leveranciers van content helder zijn.
• Zorg ervoor dat de webredactie en interne contentleveranciers voldoende kennis hebben om toegankelijke pdf's te maken. Deel deze kennis ook met externe leveranciers.
• Voer een check uit op de sjabloon generatoren en pdf-systemen. Genereren ze een toegankelijk document of moet je hierin aanpassingen maken? 
• Zorg ervoor dat er nog een final check wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld met behulp van een screen reader. Wie krijgt hier de verantwoordelijkheid voor? 

Uitleg over soorten pdf's

Pdf's kunnen verschillende bronnen en bronbestanden hebben. De onderstaande bronnen zien we vaak terug als we aan de slag gaan met het toegankelijk maken van pdf's. We delen deze informatie, omdat dit duidelijkheid geeft over de mogelijkheden om de bestanden aan te passen. 

• Pdf's uit de organisatie zelf hebben meestal een word-document als bronbestand. Word-bestanden zijn gemakkelijk opnieuw te converteren naar (ditmaal een toegankelijke) pdf.
• Pdf's die geleverd worden door een (externe) ontwerpstudio zijn meestal opgemaakt in InDesign. De studio zelf moet de geleverde pdf's aanpassen. Dat kan ook met behulp van Adobe Acrobat Professional.
• Pdf's die gegenereerd worden door een applicatie, zoals een loonstrookje of een rapportage. Wil je ze standaard toegankelijk maken, dan zal de ontwikkelaar van de applicatie hierin aanpassingen moeten doen. 
• Pdf's afkomstig van een andere organisatie. Bijvoorbeeld een gemeente die een besluit van de Belastingdienst moet overnemen, of een folder over een landelijke regeling, zoals wmo, op de website van een gemeente. Overheidsinstanties moeten ervoor zorgen dat hun pdf's toegankelijk zijn. Zijn die niet beschikbaar? Dan is misschien gemakkelijker om de informatie in een (eenvoudige) webpagina te verwerken.