Zeven prangende vragen over de toegankelijkheidsdeadline van 23 september 2020

Roeland Sorber van Stichting Accessibility kent het proces van twee kanten: in het verleden als ambtenaar in diverse webfuncties, tegenwoordig als adviseur bij Accessibility. In deze functie helpt hij organisaties om digitaal toegankelijk te worden én te blijven.

Wat houdt de deadline van 23 september precies in?

‘Op deze datum moeten overheidsinstanties moeten alle overheidswebsites toegankelijk zijn of maatregelen hebben genomen. De achterliggende gedachte is dat elke burger volwaardig moet kunnen deelnemen aan onze samenleving, die steeds digitaler wordt. Die verplichting voor overheidsinstanties valt uiteen in twee delen. Deel één is het toepassen van de internationale norm voor toegankelijkheid, de WCAG 2.1 AA-norm. De WCAG bevatten concrete criteria waaraan een website moet voldoen. Bijvoorbeeld dat tekst goed leesbaar is door voldoende contrast ten opzichte van de achtergrond. Of dat afbeeldingen die informatie bevatten “onder water” altijd een tekstalternatief moeten hebben, zodat blinden en slechtzienden met behulp van voorleessoftware de inhoud tot zich kunnen nemen. De tweede verplichting is dat elke overheidsinstantie uiterlijk op 23 september voor alle websites waarvoor zij verantwoordelijk is een zogenoemde toegankelijkheidsverklaring publiceert.’ 

Wat moet er in zo’n toegankelijkheidsverklaring staan? 

‘De toegankelijkheidsverklaring is een officieel en openbaar document dat wordt ondertekend door de verantwoordelijke bestuurder. In de verklaring beschrijft de instantie in hoeverre de eigen digitale kanalen al toegankelijk zijn en welke stappen de instantie nog moet zetten om alles volledig op orde te krijgen en te houden. Logius, onderdeel van de Rijksoverheid, controleert of de toegankelijkheidsverklaringen aan de eisen voldoen. Deze verantwoording en transparantie is belangrijk. Burgers konden de overheid, op basis van de Wet gelijke behandeling op grond van handicap, altijd al aanspreken, maar door de transparantie wordt dat nu gemakkelijker.’ Bovendien is zichtbaar wat overheden doen en welke maatregelen ze nemen om te voldoen. Dat laat zien in hoeverre ze ‘in control’ zijn want voldoen aan de richtlijnen is soms nogal zwart-wit. ’

Hoe ver zijn de instanties op dit moment als het gaat om toegankelijkheid?

‘Dat kan behoorlijk verschillen. Er zijn vijf verschillende niveaus in de toegankelijkheidsverklaringen. Een website krijgt een A, B, C, D of E. Een A betekent dat de website volledig aan de eisen voldoet. B dat de toegankelijkheid is onderzocht, maar dat hij nog niet helemaal voldoet. C dat er aan toegankelijkheid wordt gewerkt en dat een onderzoek is gepland. Bij D is er van geen van beide dingen sprake – dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een website binnen afzienbare tijd wordt opgeheven. Recent is de E-categorie toegevoegd voor gevallen dat er geen toegankelijkheidsverklaring is opgesteld. In alle categorieën behalve A moet de verklaring beschrijven welke stappen de organisatie zet om in de toekomst wel aan de richtlijnen te gaan voldoen. Mijn indruk is dat het voor veel organisaties nog een behoorlijke opgave is om in categorie A te komen.’

Wat zijn de knelpunten waar overheidsinstanties tegenaan lopen?

‘Vaak heeft een instantie haar belangrijkste website wel redelijk op orde, maar zijn er bijvoorbeeld webapplicaties waarbij het nog onduidelijk is of ze voldoen. Dat kan bijvoorbeeld gaan om modules waarmee burgers afspraken maken of producten bestellen bij de gemeente. In zulke gevallen is er vaak een externe partij die de techniek levert en een overheidsinstantie die de content verzorgt. Dan moet je ontrafelen wie waarvoor precies verantwoordelijk is, en dat is soms een heel puzzelwerk.

Een ander issue is dat het voor veel instanties een behoorlijke puzzel is om centraal in beeld te brengen voor welke websites de organisatie verantwoordelijk is. Als je dan aan de slag gaat met het in kaart brengen van de digitale toegankelijkheid is dat soms een heel goede gelegenheid om de zaak op te schonen én om een kwaliteitsslag te maken. Daarmee verbeter je de toegankelijkheid voor iedereen en komt je hele dienstverlening op een hoger peil.’

Welke stappen kan men het beste zetten?

‘Als je nog een flinke stap te maken hebt, dan zijn inventariseren en prioriteren heel belangrijk. Dus: eerst nagaan op welke gebieden je nog stappen te maken hebt. Is de organisatie zich bewust van het belang van digitale toegankelijkheid, is de juiste kennis aanwezig? Weten medewerkers bijvoorbeeld hoe ze toegankelijke documenten kunnen maken en hebben ze daar een tool voor? En is het vastgelegd in bestaande processen? Om het behapbaar te maken is het zaak om te prioriteren. Waarmee ga je als eerste aan de slag? Zorg er bijvoorbeeld eerst voor dat er geen ontoegankelijke documenten of websites bijkomen. En maak een prioritering door bijvoorbeeld te kijken hoe vaak een website of PDF wordt gebruikt. Maar je kunt bij het prioriteren ook kijken naar de verwachte levensduur van een website of een Content Management Systeem (CMS). Of naar afspraken die met leveranciers van applicaties zijn gemaakt.’

Moet je alles zelf doen of kun je andere partijen inschakelen?

‘In principe kun en mag je als instantie alles zelf doen, maar het is de vraag of dat verstandig is. Het toetsen van je website vereist veel kennis en vaardigheid, veel organisaties besteden dit uit. Waar je heel goed op moet letten bij het inkopen van content, een nieuwe applicatie of CMS, is dat toegankelijkheid een voorwaarde is. De inkoopafdeling zou deze eis al bij de aanbesteding of uitvraag moeten neerleggen. Zo selecteer je bijvoorbeeld voor op een CMS dat digitale toegankelijkheid als het ware afdwingt. Het is mooi om te zien dat de laatste tijd steeds meer leveranciers bij Accessibility kennis komen opdoen waarmee ze toegankelijkheid in hun producten kunnen borgen.’

Wie kan dit binnen een organisatie het beste oppakken?

‘Het gaat om toegankelijk worden en toegankelijk blijven. Dat laatste is niet vanzelfsprekend, want in een organisatie komen ook steeds nieuwe werknemers en nieuwe leveranciers. Je moet toegankelijkheid daarom structureel regelen en in het beleid integreren. Dat betekent bijvoorbeeld dat je in kaart brengt welke rollen er binnen je organisatie allemaal betrokken zijn. Denk dan niet alleen aan de webredacteur en de functioneel beheerder maar juist ook aan bijvoorbeeld de manager, vormgever, jurist, ICT-adviseur, inkoper en beleidsmedewerker.