Geef zelf het goede voorbeeld op je fysieke kantoorlocatie

We keken binnen en buiten ons eigen kantoor met een vergrootglas naar ons eigen vakgebied: toegankelijkheid. We zagen wat we altijd zien. Toegankelijkheid is een spel waar kosten, mogelijkheden en prioriteiten samenkomen. Het vraagt niet altijd grote aanpassingen. Soms zijn het juiste de kleine aanpassingen die al een grote impact creëren.  

Ben je nieuwsgierig naar hoe we het hebben aangepakt, wat we hebben geconstateerde en welke keuzes we gemaakt hebben? Lees hieronder dan snel verder.  

1. Onze aanpak 

Zoals bij elk toegankelijkheidstraject zijn we ook nu gestart met een scan om de beginsituatie in kaart te brengen. Een scan omvat een lijst met vaste aandachtspunten, die we één voor één nalopen. Daarnaast lopen we door het pand samen met mensen die een beperking hebben (de zogenaamde ervaringsdeskundige). Dit geeft ons de mogelijkheid om ze te bevragen over wat ze ervaren en wat een mogelijke oplossing zou kunnen zijn. Op deze manier zorgen we ervoor dat in een scan de inhoud en ervaring samenkomen. 

Van bereikbaarheid tot ontvangst 

Er was in ons onderzoek aandacht voor een heleboel situaties, die iemand op zijn reis naar ons kantoor en in ons kantoor kan tegenkomen. Denk hierbij aan de bereikbaarheid van ons kantoor in Utrecht. Of aan de vraag of bezoekers ook daadwerkelijk naar binnen konden komen. En hoe je bij ons ontvangen wordt. Ook is onderzocht of alle ruimtes wel goed door iedereen gebruikt kunnen worden, inclusief het kleinste kamertje: het toilet.  

Wat gaat er goed? 

Tot onze tevredenheid blijken veel van deze punten best wel in orde te zijn. Belangrijke aspecten zoals de informatievoorziening over onze bereikbaarheid op de website, de verlichting in het gebouw, het contrast en de ontvangst waren over het algemeen op orde. Een paar voorbeelden om dit te verduidelijken: de verlichting binnen is van voldoende sterkte en gelukkig nergens hinderlijk. De deuren die zijn bijvoorbeeld goed te onderscheiden van de muren. Wanneer je bij Accessibility aanbelt, word je ook nog eens vriendelijk ontvangen en zo nodig op weg geholpen naar de wachtruimte of naar je afspraak.  

2. Constateringen 

Toch kwamen er ook punten uit de scan die aandacht vragen. We pakken er een paar bevindingen uit: je moet over een parkeerterrein lopen om bij de voordeur van het gebouw te komen. Onze deurbel hangt op een moeilijk te vinden en te bereiken plek. Er is weinig taaklicht boven de pantry. Ook constateerden we dat het bord voor een gehandicapten parkeerplaats ontbreekt en dat het toegankelijke toilet wel toegankelijk is voor mensen in een rolstoel, maar niet voor mensen die slecht zien of niet zien. Er ontbreekt namelijk contrast. 

3. Overwegingen 

De uitslag van de scan gaf ons (nieuw) inzicht en bood concrete knopen die doorgehakt konden worden. Net als bij elk ander bedrijf zijn er aspecten waar rekening mee gehouden moet worden als het gaat om het doen van aanpassingen. Dat geldt ook bij aanpassingen aan de toegankelijkheid. 

Budget 

Budget is een belangrijk aspect. Niet alleen voor de organisatie die veranderingen wil doorvoeren. Het komt ook regelmatig voor dat andere partijen betrokken moeten worden, zoals de gemeente of de pandeigenaar. Dan is het de vraag of die partijen een bijdrage kunnen of willen leveren om de toegankelijkheid te verbeteren. En in ons geval speelde mee dat we op termijn mogelijk gaan verhuizen naar een andere kantoorlocatie. 

Impact versus mogelijkheden 

Met het budget, onze eventuele verhuizing en de verbeterpunten in gedachten gingen wij met elkaar in overleg. We vroegen onszelf het volgende af: “Hoe creëren wij zo veel mogelijk impact, binnen onze mogelijkheden?” en vervolgens “Als één van de aanpassingswensen niet mogelijk is, wanneer zijn deze dan wel mogelijk, en hoe gaan we dit nu dan compenseren?”.  

Dit zijn vragen die wij met onze eigen klanten ook bespreken. Het is belangrijk je ervan bewust te zijn dat er soms beperkte mogelijkheden zijn. Binnen die mogelijkheden helpen wij om te prioriteren en kijken we altijd naar de toekomst. 

Uitstel maar geen afstel 

Voor onszelf betekende dit, omdat wij mogelijk naar een andere locatie gaan, dat we hele grote aanpassingen nu niet gaan doen. Denk aan het vernieuwen van de pantry of het aanschaffen van een nieuwe tafel die wel goed contrasteert. Deze aanpassingen hebben in ons kantoor in vergelijking met andere aanpassingen een kleine impact en kosten relatief veel geld. Om het beperkte budget dat beschikbaar is nu zo goed als mogelijk in te zetten, kiezen wij ervoor deze kostbare aanpassingen pas door te voeren wanneer wij verhuizen naar een ander kantoor. 

Rendabiliteit 

Voor enkele aanpassingen die uit de scan gekomen zijn, hebben wij de pandeigenaar nodig. Voorbeelden hiervan zijn: het aanleggen van een voetpad – langs het parkeerterrein – naar de entree en het opnieuw betegelen van het toilet. De pandeigenaar neemt in zijn overwegingen uiteraard ook de resterende levensduur van het pand mee. 

4. Doorgevoerde aanpassingen 

Samen met de pandeigenaar hebben wij kleine aanpassingen al wel kunnen doen. Zo is er inmiddels een gehandicaptenparkeerplaats gerealiseerd. Ook het toegankelijke toilet wordt nu aangegeven op de bewegwijzering en de verlichting buiten is aangepast en daardoor verbeterd.  

Met de gemeente 

Ook hebben wij contact gezocht met de gemeente, die ons advies voor een kruising vlak bij ons kantoor heeft uitgevoerd. Wil jij ook zo’n wijziging door laten voeren? Laat je dan vooral goed adviseren door een inhoudsdeskundige.  

Binnen eigen bereik 

Zelf hebben wij met kleine aanpassingen ons kantoor net weer wat toegankelijker kunnen maken. Zo hebben we een nieuwe goed zichtbare deurbel op de juiste hoogte geplaatst. Zijn alle lichtknoppen zichtbaar gemaakt door alle knoppen en frames in een contrasterende kleur te spuiten, hebben we alle losliggende kabels weggewerkt, hebben we extra taaklicht aangebracht op plekken waar dit nodig was en hebben we de voeten van alle mobile schermen gemarkeerd, zodat deze zowel op donkere als lichte vloeren goed zichtbaar zijn. 

Om binnen ons kantoor de verschillende werk- en vergaderruimtes beter vindbaar te maken hebben wij voelbare en zichtbare deurnummers opgehangen op een logische volgorde. Zo kan ook onze collega die niet kan zien, vrij eenvoudig een specifieke ruimte vinden. Ook hebben we een groot blok in onze pantry verschoven, zodat mensen in een rolstoel voldoende ruimte hebben om bij het aanrecht te kunnen. Met deze kleine aanpassingen hebben we onze toegankelijkheid op een vrij eenvoudige manier verbeterd. 

5. Conclusies 

• “Hoe creëren wij zoveel mogelijk impact, binnen onze mogelijkheden?” 

Door in kaart te brengen wat onze mogelijkheden, maar ook onze beperkingen zijn. En vervolgens binnen deze kaders de aanpassingen te prioriteren op impact. Dit kan per pand enorm verschillen. Het is raadzaam onze adviseurs hierbij te betrekken. 

• “Als één van de aanpassingswensen niet mogelijk is, wanneer zijn deze dan wel mogelijk, en hoe gaan we dit nu dan compenseren?”

In ons geval zullen duurdere aanpassingen worden meegenomen wanneer er een nieuwe locatie is gevonden. Omdat de overgangsperiode naar ons andere kantoorpand vermoedelijk relatief kort is (minder dan 3 jaar), is het niet efficiënt nu iets aan te schaffen dat in een nieuwe omgeving mogelijk niet meer contrasteert. 

Omdat niet alles toegankelijk gemaakt is, is het verstandig om bezoekers ter compensatie hierover te informeren op de website. Daarnaast kunnen wij toegankelijkheidstekorten zo veel mogelijk tijdelijk oplossen met menselijke ondersteuning. Zo staat in onze gedetailleerde routebeschrijving beschreven dat men een parkeerplaats over moet steken om bij ons kantoor te komen, waarbij we de suggestie doen om ons even te bellen wanneer je begeleiding wilt hebben.  

Deze menselijke ondersteuning is in veel gevallen erg prettig, maar is niet bedoeld als permanente oplossing. 

Neem toegankelijkheid vanaf het begin in je plannen mee 

Als je met een verbouwing, huisstijl verandering of verhuizing aan de slag gaat, dan is er vaak ook budget vrijgemaakt. Dit is het juiste moment om grote(re) uitgaven te doen die aan de toegankelijkheid bedragen. Denk aan nieuw meubilair, wand- en vloerbekleding of een ander contentmanagementsysteem (CMS). Tijdens de bouw- of verbouwperiode heb je de mogelijkheid om voor de kosten die je maakt een mooie besteding te kiezen, als je rekening houdt met de toegankelijkheid. Daarbij geef je jezelf kaders voor de aanpassingen die je gaat doen en de periode waarin je ze gaat doen.  

Kleine aanpassing maakt groot verschil 

Wij hebben ons kantoor na de scan extra toegankelijk gemaakt met een totale uitgave van een paar honderd euro voor onder andere een bus witte verf, wit tape, deurnummers en wat verlichting.  

Soms kan een kleine aanpassing een groot verschil maken. Geloof jij van niet, kom dan eens langs in ons kantoor. Dan laten we het je graag zien en ervaren. 

6. Tips 

1. Ga je binnenkort (ver)bouwen of verhuizen? Maak een budget vrij om je te laten adviseren over de toegankelijkheid. Hoe eerder je in het proces hiermee bezig bent, hoe beter en mooier het resultaat. 
2. Ga samen met ons na wat binnen jullie mogelijkheden de grootste impact creëert. 
3. Niet alles hoeft in één keer toegankelijk of aangepast te worden. Het is veel belangrijker dat de intentie aanwezig is om aan de toegankelijkheid te gaan werken en hier een plan op wordt gemaakt.  
4. Communiceer over jullie intentie en plan. Zo ziet men dat jullie bezig zijn met toegankelijkheid en creëer je begrip en aandacht bij jullie publiek.  
5. Communiceer over wat bij jullie momenteel wel of niet toegankelijk is. Dit geeft mensen de mogelijkheid zelf te beslissen of dit toereikend is voor hen.